2018. július 1-től kötelező a NAV felé jelenteni a 100 000 forintot meghaladó áfatartalmú számlák adatait. Ezt az adatszolgáltatási kötelezettséget a NAV Online Számla rendszerén keresztül kell teljesíteni.
Számlázó program használata esetén ez nem jelent plusz terhet, hiszen minden modern számlázóprogram alkalmas az elektronikus adatszolgáltatásra. A felhasználó feladata mindössze:
- regisztrálni a NAV Online Számla felületén (ehhez ügyfélkapus azonosítás szükséges, az adózó törvényes képviselőjeként vagy állandó meghatalmazottjaként),
- egy technikai felhasználót létrehozni a NAV Online Számla rendszerében, és annak adatait rögzíteni a használt számlázóprogramban.
Fontos: az adatszolgáltatás csak akkor működik, ha a számla forint alapú, és a számlázóprogram partnertörzsében rögzítve van a vevő adószáma.
a) Regisztráció a NAV Online Számla felületén
A regisztráció előfeltétele az ügyfélkapus (KÜNY tárhelyes) hozzáférés. Az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon a „Regisztráció”, majd az „Adatszolgáltatásra kötelezett adózói regisztráció” panelre kattintva indítható a folyamat, amely egyúttal az ügyfélkapus azonosítást is elvégzi.
A regisztráció lépései nagy vonalakban:
- adóazonosító jel megadása a viszontazonosításhoz,
- felhasználónév ellenőrzése / megadása,
- a regisztráció típusának kiválasztása (gazdálkodó szervezet vagy egyéni vállalkozó), majd a részletes adatok megadása,
- jelszó, e-mail cím és kapcsolattartási nyelv megadása.
Sikeres regisztráció után a rendszer automatikusan a bejelentkezési képernyőre irányít.
b) Technikai felhasználó regisztrálása
Mivel a számlázó programból történő adatszolgáltatás kizárólag gép-gép kapcsolaton keresztül történhet, be kell jelentkezni a létrehozott fiókba, majd a „Felhasználók” → „Új felhasználó” → „Technikai felhasználó” úton létre kell hozni egy technikai felhasználót, jelszóval, valamint a „Számlák kezelése” és „Számlák lekérdezése” jogosultságok megadásával.
A mentés után létrejövő felhasználónévhez a „Részletek” fülön a „Kulcsgenerálás” gombbal generálható az XML aláírókulcs és XML cserekulcs, amelyek a számlázóprogram és a NAV közötti kommunikációhoz szükségesek.
Ezeket az adatokat (felhasználónév, aláírókulcs, cserekulcs) a használt számlázóprogram beállításai között kell rögzíteni, az adatellenőrzés és mentés után a NAV felé az adatszolgáltatás automatikusan megtörténik minden, a 100 ezer forintos határt meghaladó számla esetén.